Interaction between the organizational context and ICT interventions: evidence from a public organization in Greece

Abstract

This exploratory and interpretive research examines the impact of Information and Communication Technologies (ICT) interventions in Public Administration through the lens of a Document Management System (DMS) implementation project in a Greek Ministry. A single case study design was the basis of the data collection process. Data were collected during a total of six years of fieldwork including participant observation, in-depth interviews and extracts of system logfile data. Grounded theory was used both for data analysis and theory building. Having as a starting point the culture and power organizational metaphors, the context-related findings of this research resulted in the construction of a theoretical framework, supplementing the existing literature on organizational culture and power with respect to ICT interventions and IT-enabled change. This framework shows how culture and power are at play in a context of high ambiguity, namely a context with a high degree of uncertainty, contradictions and confusion, shedding light to the specific contextual conditions related to authority, legitimacy, influence and respect, as well as the resulting singularities in how management and leadership are exercised. The findings of this research suggest that, within an organizational context of ambiguity, management may have limited capability to shape the organizational culture, which is desirable prior to an ICT intervention. In such environments, the interplay between the organizational conditions and culture, further enforces cultural rigidity, rendering the organization incapable to cope with a social context where digital transformation has a central role. Policy makers are advised to give themselves space and time to understand and appreciate the culture in the organization where they plan to make an intervention and place human actors at the center of any IT-related change attempt.

Η παρούσα διατριβή έχει σαν στόχο να βοηθήσει στην κατανόηση του ρόλου που διαδραματίζει το οργανωσιακό περιβάλλον στις παρεμβάσεις ΤΠΕ στο ελληνικό δημόσιο και να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούν με αυτό στο χώρο της δημόσιας διοίκησης. Συγκεκριμένα, επιδιώκει να εξηγήσει τον μηχανισμό με τον οποίο οι ιδιαίτερες συνθήκες του οργανωσιακού περιβάλλοντος επιδρούν στο αποτέλεσμα των τεχνολογικών παρεμβάσεων, καθώς επίσης και τον τρόπο με τον οποίο οι τελευταίες επηρεάζουν τη δυναμική ισχύος ανάμεσα στους εμπλεκόμενους. Για την άντληση εμπειρικών δεδομένων χρησιμοποιείται η μελέτη περίπτωσης ενός έργου υλοποίησης ενός Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων στο εσωτερικό ενός Φορέα της Κεντρικής Διοίκησης της Ελλάδας. Ειδικότερα πραγματοποιήθηκε μία εθνογραφική μελέτη του εν λόγω φορέα με τη μέθοδο της εμπειρικά θεμελιωμένης θεωρίας με σκοπό την παραγωγή αναδυόμενης θεωρίας, η οποία έχει σκοπό να εμπλουτίσει την υπάρχουσα γνώση γύρω από τα Πληροφοριακά Συστήματα στην ελληνική δημόσια διοίκηση. Από τα ευρήματα της έρευνας κατασκευάστηκε ένα ολοκληρωμένο θεωρητικό πλαίσιο, το οποίο περιγράφει την αλληλεπίδραση ανάμεσα στο οργανωσιακό περιβάλλον και στις τεχνολογικές παρεμβάσεις. Το θεωρητικό αυτό πλαίσιο περιγράφει την ύπαρξη κάποιων συνθηκών για την άσκηση της αποκτηθείσας δύναμης και των διαστάσεων από τις οποίες αποτελείται, δηλαδή της εξουσίας, της νομιμότητας, της επιρροής και του σεβασμού. Η γνώση που προκύπτει από την παραγόμενη θεωρία είναι ότι οι άνθρωποι, μαζί με την κουλτούρα και τις αντιλήψεις τους, αποτελούν μία διάσταση που δεν θα πρέπει κανείς να αγνοεί ή να παραβλέπει πριν από μία τεχνολογική παρέμβαση. Αυτή η εμπειρικά θεμελιωμένη γνώση βοηθάει στην εξήγηση της αλληλεπίδρασης ανάμεσα στην κουλτούρα και τη δύναμη με τις τεχνολογικές παρεμβάσεις, τόσο σε βραχυπρόθεσμο, όσο και σε μακροπρόθεσμο επίπεδο. Τέλος, σε πρακτικό επίπεδο, η παρούσα έρευνα καταλήγει συστήνοντας τους αρμόδιους για τη χάραξη πολιτικής να έχουν κατανοήσει και να εκτιμήσει πλήρως την οργανωσιακή κουλτούρα πριν από οποιαδήποτε τεχνολογική παρέμβαση.